Entender la verdadera dimensión del concepto Gestión Administrativa Virtual, implica ineludiblemente comprender la definición de cada una de las tres palabras que lo componen, y cómo estas se relacionan entre sí, para darnos un producto final.

Gestión es el conjunto de acciones o diligencias que se llevan a cabo para resolver un asunto o concretar un proyecto.

Administrativo, es un adjetivo relativo al conjunto de medios y personas que organizan, ordenan o dirigen una empresa o institución.

Virtual viene del latín “virtus” (fuerza o virtud).  Es un adjetivo que en su sentido original, hace referencia a aquello que tiene virtud para producir un efecto, pese a que no lo produce estando presente.

Si mezclamos estos tres conceptos, podemos definir Gestión Administrativa Virtual como el conjunto de acciones realizadas por personas para organizar u ordenar una empresa, sin estar físicamente presentes.

Pero… ¿es esto posible? ¿funciona? ¿y los controles?

Son esas, y muchas otras dudas más, las que saltan a la cabeza de cualquier persona cuando se encuentra ante semejante concepto! Y cómo no…?, si este rompe con los esquemas de trabajo a los que por siglos hemos estado acostumbrados…

Y la respuesta es que sí, la Gestión Administrativa Virtual sí funciona, sí es posible y sí es controlable.

Hoy día, las organizaciones luchan por alcanzar los más altos estándares de eficiencia, y para ello, buscan formas diferentes de hacer las cosas, apoyándose en las facilidades que la tecnología actual pone a su disposición y a través de las cuales pueden obtener resultados en cuestión de minutos.  Así pues, las empresas se han convertido en entidades tremendamente dinámicas, donde la innovación es ingrediente fundamental.

Dentro de este contexto, la Gestión Administrativa Virtual propone un esquema de trabajo en el que las tareas administrativas ocurren tal cual la Empresa las necesita, pero son desarrolladas por personal especializado que no forma parte de la Empresa y no está en sus instalaciones, de ahí su naturaleza virtual.  Ahondemos un poco más en tal característica, que ciertamente es la que diferencia esta forma de trabajo.  Líneas arriba definimos virtual como aquello que tiene la virtud de producir un efecto sin estar físicamente presente.  Si traemos esta definición al tema que nos ocupa, diremos que se trata de una persona o grupo de personas que tienen la virtud de producir un trabajo administrativo para una empresa, sin estar dentro de sus instalaciones.  Esto no significa que la Empresa pierda control sobre el desarrollo de sus tareas administrativas, para nada, la Empresa continúa manteniendo un estricto seguimiento de estas, pero ahora se preocupa por la tarea como tal, no por la persona que hace esa tarea.

Son muchos los ejemplos que podemos citar, pero pensemos solamente en las tiendas virtuales.  Hasta hace algunos años, toda compra requería indiscutiblemente desplazarse a la tienda o centro comercial, donde encontrar aquello que queríamos adquirir.  Hoy día no necesitamos salir, desde la comodidad de nuestras casas podemos visitar diversas tiendas, comparar precios y decidirnos por aquello que mejor satisface nuestra necesidad.  Pero detrás de ese clic que ocurre cada vez que hacemos una compra virtual, existe una persona que atiende nuestro requerimiento y que se encarga de hacernos llegar aquello que hemos adquirido.  Así pues, Gestión Administrativa Virtual es básicamente esto mismo, pero especializado en tareas de soporte administrativo.

Y es que si lo vemos objetivamente, no dudaremos en afirmar que la mayor parte de los servicios administrativos se pueden desarrollar fuera de la Empresa.  La verdad es que no se ocupa tener espacio físico, mobiliario, equipo de oficina y altos costos de planilla dedicados al personal administrativo de planta.  Si hay un rubro en el cual la empresa puede reducir costos es en el renglón administrativo.  No queremos decir con esto que el soporte administrativo no sea necesario o importante, al contrario, es clave para el buen desempeño de la organización, lo que sí queremos decir es que la actual dinámica empresarial exige formas diferentes e innovadoras de obtener ese soporte administrativo.  El esquema tradicional de contratar personal para acometer las tareas administrativas está obsoleto, y ya no es viable por el simple hecho de que es sumamente costoso y poco eficiente.

Son muchos los casos de éxito donde empresas que han buscado formas diferentes de hacer las cosas han obtenido ventajas competitivas, que les han permitido sobresalir en su industria y escalar posiciones por encima de su competencia.  Es cuestión de atreverse a hacer algo distinto!

En nuestros próximos artículos hablaremos de temas relacionados, tales como los beneficios que aporta la Gestión Administrativa Virtual y los mecanismos que existen para controlar la ejecución de las tareas que ocurren bajo este esquema de trabajo.

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